Sociální sítě v podnikové praxi

Jak by mohly vypadat neveřejné vnitropodnikové sociální sítě a k čemu by mohly být využívány? Začnou časem vznikat jakési „firemní facebooky“?

S tím jak postupně začal růst zájem o sociální sítě mezi běžnými uživateli, vzbudil se zájem o jejich využívání i v komerční oblasti a sociální sítě se tak čím dál tím více stávají podpůrným komunikačním kanálem. Využívají se k propagaci společnosti, získávání nových zákazníků apod. Velkou výhodou sociálních sítí je, že oslovují obrovské masy lidí a vše se odehrává prakticky v reálném čase.

Kromě využívání sociálních sítí k firemním účelům má jejich rozmáhání i negativní dopady např. v podobě trávení části pracovní doby na těchto sítích a nevěnování se svým činnostem a povinnostem. Některé společnosti již začaly provádět opatření zakazující jejich využívání a navštěvování v pracovní době, jiné jsou zatím benevolentní.

Sociální sítě, o kterých zatím bylo mluveno a které byly zmíněny, jsou zaměřeny na široké masy lidí a veřejně dostupné. My se nyní blíže podíváme na možnosti využití a nasazení podobné technologie uvnitř podniku, tj. neveřejně. Jako typ podniku vhodného pro projekt nasazení byl vybrán mezinárodní podnik s několika pobočkami v každém státě pohybující se v oboru IT. V tomto oboru jde o poskytování nejrůznějších služeb a pokrytí širokého spektra potřeb zákazníků.

Možnosti sociálních sítí

Sociální síť je dle (Wikipedia) definována jako společenské zřízení tvořené jednotlivci nebo organizacemi vytvářející uzly, které jsou těsně spjaty a propojeny jedním nebo více specifickými vzájemnými závislostmi jako je přátelství, zájmy, rodinné vazby apod. My se budeme blíže zabývat, jak již bylo řečeno, pracovním vztahem v jedné společnosti jako vzájemnou závislostí mezi členy sociálních sítí. Konkrétně budeme hovořit o sítích, které jsou neveřejné, a tudíž nejsou nikomu jinému než zaměstnancům dané společnosti dostupné. Tento typ není zatím příliš rozšířený a na své objevení teprve čeká. Nyní se podíváme na to, jaké možnosti a výhody tato technologie skýtá a proč se vyplatí o jejím nasazení uvažovat.

Sociální sítě umožňují být stále ve spojení s lidmi, ať již jsou kdekoliv. To přináší možnost využívání nejen v rámci společnosti či jedné země, ale kdekoliv na světě a s kýmkoliv na světě, kdo je jejím členem. Zaměstnanci tak mohou být neustále ve spojení, mohou mít dostupné veškeré potřebné informace, ať se již nalézají kdekoliv na služební cestě apod. Samozřejmostí je také využívání a napojení pomocí jiných zařízení než je počítač, např. pomocí chytrého mobilního telefonu.

Nasazení a využívání sociální sítě v mezinárodní společnosti představuje možnost, jak jednoduše komunikovat s kýmkoliv z jakékoliv pobočky/země s minimálními náklady. Je možné získat podporu v případě potřeby, aktuální informace a dopředu se připravit na vznikající příležitosti či naopak minimalizovat přicházející nebezpečí či hrozby. Tento druh důležitých informací se v současné době pomocí klasických prostředků a systémů distribuuje velmi omezeně i přesto, že pro společnost mohou mít zásadní význam.

Pro společnost zabývající se informačními technologiemi a všeho co s nimi souvisí je možnost mít jednoduše dostupné informace ze zahraničí velmi cenná. Trendy se zejména v této oblasti neustále mění a existuje řada metodik a postupů, jak je následovat. Mnoho společností si tyto postupy alespoň částečně upravuje podle sebe tak, aby co nejvíce vyhovovaly požadovaným cílům a požadavkům zákazníků. Tyto specifické úpravy existujících metodik a používané postupy jsou velmi cenným know-how, které je možné efektivně sdílet a vyměňovat v rámci jedné společnosti. Lze se tak vyvarovat chybám, které se mohou objevit a většinou také objevují při tzv. začínání na zelené louce. Získáním informací ze zahraničí o tom, jak probíhají různé projekty, nasazování nových postupů apod. lze ušetřit nemalé finanční obnosy.

Běžné způsoby komunikace většinou umožňují komunikaci pouze v rámci uzavřené skupiny lidí. Například pokud se řeší nějaký problém pomocí emailové komunikace, tak o daném problému a způsobu řešení vědí pouze osoby, které jsou uvedeni jako příjemci. Znalosti se pak nedostávají k ostatním zaměstnancům. V rámci sociálních sítí je možné (v případě dostatečných oprávnění apod.) nahlížet na dění a řešení daného problému a zároveň do něj i aktivně zasahovat. Je možné vyhledávat, jak byl daný problém řešen, jaké komplikace se objevovaly v jeho průběhu apod. Informace se pak stávají mnohem dostupnější než při klasických způsobech komunikace.

V rámci takovýchto sociálních sítí je předpokladem, že existuje možnost zveřejňovat informace v rámci určitých oprávnění, stupňů důležitosti a utajení. Zaměstnanci se tak mohou přiřazovat do skupin, které mají práva na zobrazování různých informací, dokumentů, videí apod. Stejně tak i samotní zaměstnanci si mohou nastavit, jaké informace mají být komu dostupné. Lze nastavit např. „stupně kamarádství“, které umožní rozdělovat lidi a označovat podle toho, jak moc jsou informace důvěrné a kdo vše má tyto informace možnost vidět. Takováto možnost rozdělování a označování jednotlivých informací umožní vkládat i údaje ze soukromého života. Údaji se myslí jednak klasické textové informace, tak obrázky či různá videa. Příležitosti a možnosti, která tato funkcionalita přináší, zvyšuje pravděpodobnost sblížení lidí ve společnosti, získání přehledu o jednotlivých lidech, dění ve firmě i mimo ni apod. Tato možnost samozřejmě není vždy vítána (což lez jednoduše zařídit zakázáním zobrazování jakýchkoliv soukromých informací) a hodně záleží na mentalitě lidí, jak budou dané informace vnímat a nakládat s nimi. Např. v ČR se lidé většinou ve společnosti znají, vědí o sobě alespoň základní informace, oproti tomu v Německu tyto informace nikoho nezajímají a povětšinou striktně oddělují soukromý a pracovní život.

Velikou příležitostí v rámci sociálních sítí je také integrace a propojení s již existujícími informačními systémy, databázemi, aplikacemi apod.  Integrací plánovaného systému s nejrůznějšími již existujícími systémy se dá docílit vzniku jakéhosi portálu, který bude sjednocovat a umožňovat mnoho funkcionalit bez nutnosti navštěvovat externí aplikace. Příkladem propojení může být napojení systému na poštovního klienta včetně kalendáře a plánování událostí. Při takovémto propojení je možné odesílat a pracovat s poštou, zveřejňovat komunikaci dalším osobám, přikládat odkazy na jednotlivé zprávy, plánovat k nim události apod.

Propojení s poštou je jeden z mnoha příkladů integrace a propojení s jinými systémy. Velmi efektivní a přínosné je propojení s DMS systémem, jež umožní přístup ke všem potřebným dokumentům odkudkoliv. Všechny údaje a informace jsou pak ve strukturované podobě a formě dostupné pověřeným osobám. V rámci mezinárodního systému pak lze velice zjednodušit výměnu informací a zefektivnit komunikaci.

Ať již propojení probíhá s jakýmkoliv systémem či aplikací, vždy je zapotřebí zajistit zobrazování stejných informací ve všech systémech. V případě, že při propojování s některými systémy nedovolí technické řešení využívat jednotnou databázi, je potřeba zajistit synchronizaci údajů takovým způsobem, aby v každém ze systémů byly vždy zobrazeny aktuální údaje.

Závěrem...

Sociální sítě jsou moderní technologií, která přináší nové možnosti a příležitosti jako je například získání strukturovanějších informací a znalostí. Napojením na již existující systémy může vzniknout systém, s jehož pomocí lze velmi efektivně šetřit čas a zjednodušovat procesy. Všechny výhody a funkcionality sociálních sítí všemi zaměstnanci nemusí být zpočátku přijímáno s nadšením, jelikož je zapotřebí učit se novým procesům a postupům. Postupem času se však tato technologie pravděpodobně začne čím dál tím více prosazovat. Standardní dosud využívané systémy, jako je například emailový klient apod. však určitě zcela nezmizí. Sociální sítě se však stanou jejich užitečným doplňkem.