Porovnání online kancelářských balíků

Představení balíků

Google Docs
V dnešní době (rok 2010), dle mého názoru, nejpoužívanější online kancelářský balík. Google uvádí, že jeho bezplatné softwarové aplikace využívá 15 milionů lidí. Platících zákazníků prémiové verze má ale jen statisíce. GoogleDocs nabízí paletu nejzákladnějších produktů: Dokument, Prezentace, Tabulka, Formulář. Nesmíme ale zapomínat ani na ostatní aplikace Googlu jako například Reader (nahrazuje RSS čtečku) nebo Picasa. Vraťme se ale zpět ke kancelářskému balíku a popišme si funkcionalitu nabízených produktů.

Dokumenty nabízí dostatečnou funkcionalitu na sepsání (menší) semestrální práce. Nabízí omezenou paletu písem a jejich velikostí. Funkce, které oproti například MS Word chybí je generování automatického obsahu, adresář zdrojů a poznámky pod čarou.

Prezentace obsahuje funkce k vytvoření jednoduché prezentace, která bývá mnohdy lepší než stovky létajících objektů na monitoru/plátně. K tomuto může být využito několika přednastavených šablon.

K tabulce mám výhrad nejvíce. Tento produkt se podle mě vůbec nemůže rovnat MS Excel (odpůrci produktů od Microsoftu musí prominout, že srovnávám stále s těmito programy, ale jsou celosvětově známé). Malé množství sloupců (pouze A-Z), u funkcí chybí popisky, nemožnost vytvářet vlastní formáty buněk. Abych jen nekritizoval, musím říct, že se mi velice líbí propojení s Formulářem, který může být použit např. pro dotazník.

Balík od Google bych hodnotil jako ucházející, je dobré poznamenat, že jenabízen zdarma.

Microsoft office 2010
V době psaní článku bohužel ještě nebyl tento balík plně dostupný. Mírně ořezaná funkcionalita oproti desktopové verzi odpovídajících programů z balíku by měla být přístupná široké veřejnosti zdarma.

Zoho
Mnohem robustnější balík než Google Docs – nabízí celkem portfolio více než 20-ti aplikací (Writer, Sheet, Show, Docs (online dokument managementu), Planner, Mail, CRM,…). Funkcionalitou mi tento kancelářský balík nejvíce vyhovoval. Nabízí opravdu vše, co člověk potřebuje. Ovládání je velice intuitivní a velmi podobné desktopovým aplikacím. Nebudu zde popisovat všechny funkce, ale pouze zmíním pár opravdu nadstandardních funkcí (tímto myslím nadstandardních v oblasti online kancelářských balíků).

Sheet nabízí například možnost vytváření maker nebo efektivní 3D grafy. Stejně jako GDocs Tabulka ale nenabízí popis funkcí. Writer a Show mají velmi podobné funkce jako GDocs. Velice se mi líbí například CRM. Nikoho asi nepřekvapí, že jsou tyto produkty zdarma.

To si myslím, že stačí k představení balíků a nyní přejdu k otázkám proč (ne)používat online kancelářské balíky

Proč používat online balíky
· Pouze 1 aktuální verze – odpadá problém s verzováním dokumentu a možností, že upravujete starší verzi a udělaná práce přijde v niveč nebo bude muset být těžce dodávána do finálního dokumentu.

· Dostupnost – nemusíte se starat o uložení dokumentu na nějaké přenosné paměťové zařízení nebo si dokument posílat mailem, dokument je k dispozici z kteréhokoliv zařízení.

· Spolupráce - na dokumentu může v jeden čas pracovat více osob naráz (ne jako v případě například SharePoint Serveru, kde se dokument uzamkne) a odpadá následná potřeba synchronizace

· Lehký klient – stačí prohlížeč na přístupovém zařízení, odpadají aktualizace a správa SW, nezáleží na používaném OS

· Zdarma

· Exporty do běžně používaných formátů – chcete-li odeslat dokument mailem, případně vložit do nějakého systému, online balíky nabízí export do „desktopových formátů“.

· Nižší nároky na HW zákazníka

Proč nepoužívat online balíky
· Data u 3. osoby – svěřujete svá často důvěrná data 3. osobě. Žádnému (dle mých informací) poskytovateli online office balíků se zatím nestalo, že by se ztratila nebo byla zcizena nějaká data, ale nestane se to někdy v budoucnu?

· Připojení k internetu – žijeme v době, kdy je Internet dostupný skoro všude a váha tohoto argumentu bude postupně slábnout, ale já například jsem stále závislý na offline aplikacích (Outlook, Word, …) protože Internet není dostupný všude.

· Možný krach poskytovatele – v tomto případě by bylo rozumné dělat zálohu svých dat (otázkou zůstává jak často),

· Zneužití dat

· Omezené množství funkcí

· Chybí hromadný export/import (přechod k jinému poskytovateli)

Výše uvedené body nejsou rozhodně konečným seznamem, toto jsou nejmarkantnější výhody a nevýhody podle mě.

Budoucnost
S větším rozšířením Internetu a s rostoucím počtem přístupových zařízení se budou online balíky využívat ve větší a větší míře. Pravděpodobně přibude i offline zpracování dokumentů. Na serveru bude „hlavní“ verze. Na notebooku nebo jiném zařízení bude lokální kopie. Jakmile dojde k připojení k Internetu, bude dokument synchronizován.

Aktuálním leaderem na tomto poli je, jak již bylo zmíněno Google a GoogleDocs, ale v blízké budoucnosti se dle mého názoru, leaderem v této oblasti stane Microsoft. Bude to ve chvíli, kdy nabídne široké veřejnosti svůj balík office v online verzi.

Microsoft má velice širokou základnu (odhaduje se, že více než miliarda lidí užívá MS Office) uživatelů a pokud donutí alespoň 1/10 svých uživatelů online verzi, bude pravděpodobně v této oblasti leaderem a myslím si, že MS se svým marketingem osloví více než 1/10 stávajících uživatelů MS office.