Online kancelářské balíky

Každý z nás se už někdy setkal s kancelářským balíkem v podobě několika aplikací nainstalovaných na počítači. V posledních několika letech se objevilo několik takových aplikací i v online podobě, a to díky sílícímu trendu cloudových služeb. 

Co vlastně kancelářský balík obsahuje? Standardně je to textový editor, tabulkový kalkulátor a grafický editor (pro vytváření prezentací). Jeho součástí ale mohou být i editor HTML, aplikace pro správu databáze, e-mailový klient a další.

Online kancelářský balík pak umožňuje tyto aplikace používat prostřednictvím internetového prohlížeče, tedy bez nutnosti instalovat aplikace do počítače. Největší výhodou tohoto přístupu je, že všechny dokumenty jsou uloženy v cloudovém úložišti a velice snadno se sdílí s dalšími osobami, které tak mohou dokument velice snadno upravovat a spolupracovat na jeho výsledné podobě. Další výhodou je, že jsou tyto aplikace v současné době poskytovány zpravidla zdarma.

Během analýzy online kancelářských balíků jsem se zaměřila na tyto 4 produkty:

• Microsoft Office Web Apps – skydrive.live.com
•  Google Drive – drive.google.com
•  Zoho – docs.zoho.com
• ThinkFree – www.thinkfree.com  

Pokud se zaměříme na zachování formátování dokumentu vytvořeného v MS Office, pak nejlepších výsledků dosahuje pochopitelně Microsoft Office Web Apps. Ostatní produkty formátování dokumentu pozměnily, avšak stále zůstal čitelný a editovatelný. U ThinkFree se pak nepříjemně projevovala delší doba zpracování dokumentu a několikrát se dokonce objevila chyba, kvůli které program odmítl dokument otevřít, což považuji za závažný problém, který omezuje možnosti použití tohoto produktu.

Co se týče snadnosti sdílení a spolupráce při editování dokumentu, jsou všechny produkty srovnatelné. U všech je velmi snadné poslat dalším osobám pozvánku ke sdílení a při otevření dokumentu se v reálném čase projevuje práce dalších kolaborantů, díky čemuž lze předejít konfliktu verzí dokumentu.

Neduhem online kancelářských balíků je však rychlost a závislost na stálém internetovém připojení - vzhledem k tomu, že zpracování probíhá na serveru, programy nejsou schopné fungovat při výpadku internetového spojení. Při práci s většími dokumenty je často nutná velká dávka trpělivosti, což na komfortu užívání nepřidá. Problém s offline funkcionalitou lze vyřešit instalací desktopové verze aplikace, kterou nabízí např. Google docs a díky které získáme přístup ke svým dokumentům i v okamžiku, kdy není internetové připojení k dispozici.

Pokročilejší uživatelé pak také mohou narážet na omezenou funkcionalitu online kancelářských balíků. V této oblasti má značný náskok produkt ThinkFree, který nabízí pravděpodobně stejné funkce jako MS Office, zatímco ostatní produkty jsou přizpůsobeny potřebám standardních uživatelů, kteří nevyžadují možnost správy citací, křížové odkazy atd. 

Pokud bych měla zhodnotit výše uvedené produkty, pak se pro mě na prvním místě umístil balík Microsoft Office Web Apps, který nabízí nejen stejnou logiku práce s dokumenty, na kterou jsou uživatelé MS Office zvyklí, ale také dokáže zachovat věrnost zobrazení a nezaznamenala jsem žádné problémy bránící práci s dokumenty, pouze u některých dokumentů se projevovalo zdržení při otevírání dokumentu.

Na druhém místě se pak dle mého hodnocení umístil Google docs, který bych také mohla označit za vhodný pro běžnou práci s dokumenty, jeho slabinou jsou pouze změny formátování při editaci dokumentu vytvořeném v MS Office, což ale není až tak dramatický problém, neboť změny nejsou natolik výrazné, aby byla ohrožena čitelnost a přehlednost dokumentu, obvykle jde pouze o změnu fontu či jeho velikosti.

Na třetí příčku bych umístila Zoho docs, který mě na první pohled mile překvapil pěkným grafickým uživatelským rozhraním, ale při podrobnějším zkoumání mě zklamal velice nekomfortní správou stylů (každý styl se musí upravovat zvlášť v okně editoru stylů a není možné si např. upravit text podle svých potřeb a pak jen aktualizovat styl podle vybraného textu, jako jsem tomu zvyklá z jiných textových editorů). Pokud však uživatel nevyžaduje ke své práci pokročilejší správu stylů, pak se jedná o vcelku použitelný produkt. Stejně jako Google docs při konverzi dokumentu vytvořeného v MS Office docházelo ke změnám formátování, přičemž ale čitelnost a přehlednost dokumentu zůstala zachována.

A na posledním místě skončil v mém hodnocení ThinkFree, který má sice velmi dobře našlápnuto bohatou funkcionalitou s ovládáním velice podobným MS Office 2003, ale celkový dojem silně kazí rychlost a nestabilita programu. Při práci s tímto produktem jsem až příliš často narážela na problém s otevřením dokumentu, případně jeho otevření trvalo několik minut a během editace dokumentu pak neustále vyskakovalo dialogové okénko „Loading“, což prakticky znemožňovalo jakoukoli práci. Díky této "drobnosti", která má však fatální dopad na celkovou použitelnost kancelářského balíku, se tak ThinkFree dostal až na poslední příčku mého hodnocení a bohužel jej musím označit za nepoužitelný pro administrativní práci.